cobra Tipps & Tricks

Häufige Fragen zur Produktaktivierung

Zu den häufigsten Anfragen im cobra Support zur Produktaktivierung der Version 2011 haben wir Ihnen ein paar schnelle Informationen zusammengestellt.

Erneute Aktivierungsmeldung:
Die Lizenz wurde für ein anderes System aktiviert und kann daher nicht aktiviert werden. Möchten Sie erneut Aktivieren?
Link zum Eintrag in der Wissensdatenbank

Leere Ansicht nach Update
Link zum Eintrag in der Wissensdatenbank

Sollten die Passwörter des Kunden zur Produktaktivierung abgelehnt werden, so kann dies an den Buchstaben großes i und kleines L im Passwort liegen, die als „l“ (einfacher Strich) im Brief abgedruckt sind. Bitte prüfen Sie hier die Eingabe des jeweils anderen Buchstaben.

Tools für cobra

cobra CRM - Historie der Adress-Daten

Internetsuche - FindeFix

Machbar mit cobra CRM

Berichtswesen / Statistiken richtig ausgenutzt

Alle Adressverknüpfungen zeigen

In COBRA besteht die Möglichkeit mehrere Adressen über die Adressverknüpfung in eine gegenseitige Beziehung zu stellen. In der Adressansicht der einzelnen Adresse sind die Adressverknüpfungen dieser Adresse zwar sichtbar,

Postanschrift auf einen Blick

Oftmals merkt man erst beim Ausdruck eines Briefs, dass die eingegebenen Daten nicht vollständig sind, und z.B. die Anrede fehlt, oder die Straße vergessen wurde. Auch Tippfehler in den einzelnen Feldern werden in der Eingabemaske oft übersehen. Oder es haben sich aus etwaigem Import noch überflüssige Leerzeichen eingeschlichen, die dann bei der Adressausgabe mit übernommen werden. Deshalb bieten wir die Möglichkeit, die später im Schriftverkehr dargestellte Postanschrift entsprechend dem verwendeten Einzelbriefformat bereits in der Bearbeiten-Ansicht mit anzuzeigen. Da hierfür die sonst bei zusammengesetzten Feldern verwendeten virtuellen Felder, wegen der vielen wenn-dann-Verschachtelungen nicht zum Ziel führen, wird hier ein Statistikelement in die Ansicht eingebunden.

E-Mail Dubletten bei Serien E-Mail vermeiden

Bei großen Datenbeständen kann es durchaus passieren, dass eine Email-Adresse mehrfach auftritt. Das kann zum einen bei Verwendung von Adresshierarchien oder bei Adressen zu größeren Unternehmen, mit mehreren Standorten passieren. Oder eine Firma wünscht bei allen Ansprechpartnern über info@ Emails zu erhalten. Dies kann aber bei Mailingaktionen zu dem meist unerfreulichen Umstand führen, dass mehrere mails an ein und dieselbe Emailadresse versandt werden.

Geburtstage, inkl. Auswertungen, aufgelistet

Im Willkommensbildschirm von COBRA lassen sich die aktuellen Geburtstage beim Programmstart sehr einfach aufblenden.
Wem diese Liste nicht genügend Informationen enthält, wer zum Geburtstag auch gleich das Alter und die Telefon- bzw. Email-Nr. aufgeblendet sehen will, der kann sich unter der Rubrik Statistiken (ab CRM Plus) eine einfache Geburtstagsstatistik einrichten.
(Stand 01.10.2011)

Letzte Kontakte zeigen

Für den Vertrieb und das Marketing ist es oft wichtig zu wissen wie lange zu einem Kunden kein Kontakt mehr besteht. Dies kann bei größeren Unternehmen, mit mehreren Vertretern oder Kundenbetreuern, auch dazu dienen die Vertriebsaktivitäten der Mitarbeiter zu bewerten.

Veraltete Adressen finden

Im Laufe der Jahre sollten die Datenbestände nach Adressen durchforstet werden, bei denen der letzte Kontakt bereits mehrere Jahre zurück liegt.
Dafür kann eine Statistik zur Verfügung gestellt werden, die alle Datensätze auflistet, die länger als eine festzulegende Anzahl von Jahren nicht verändert wurden und seitdem keinen Kontakt hatten.

Überprüfung der eingebundenen Auswahllisten

Beim Arbeiten mit mehreren Datenbanken, durch Übernahme von Datenbanken aus alten COBRAVersionen, durch häufiges Löschen oder Neuanlegen von Auswahllisten, … kann es passieren, dass die Auswahllisten zu den verschiedenen Feldern in der Datenbank nicht mehr korrekt zugeordnet sind, und beim Klick auf den Auswahlpfeil in der Eingabemaske plötzlich eine feldfremde Auswahl aufgeblendet wird, oder eine Fehlermeldung erscheint, dass die Auswahlliste nicht existiert.

Überprüfung der Feldinhalte aus Auswahllisten

Die gängige Einstellung bei Feldern die mit Auswahllisten hinterlegt sind, ist, dass sowohl manuelle Eingaben in diesem Feld, als auch Übernahme von Werten aus der Auswahlliste möglich sind.
Für Recherchezwecke ist es manchmal notwendig, dass sichergestellt ist, dass nur Werte aus der Auswahlliste in die Felder eingetragen werden, und dies auch in korrekter Rechtschreibung.

Überprüfung der Felder "Land" und "Staat"

Das Anschriftenfeld auf Briefen ist durch die DIN 5008 geregelt. Darin ist auch enthalten, wie die Länderkennzeichnung erfolgen soll.

Nutzung der vorhandenen Möglichkeiten in cobra

Bankeinzug und Sammelüberweisung

In COBRA wird meist neben den Adressdaten auch die Bankverbindung als Datenbankfeld erfasst. Das legt nahe, dass über COBRA auch ein Bankeinzug bzw. eine Sammelrückzahlungen ausgelöst werden kann. Bei kleineren Unternehmen oder Vereinen wird dazu oft sfirm oder StarMoney benutzt.

Seminar Verwaltung in cobra bereits ab CRM PLUS Version 2010

Viele Organisationen bieten ein kontinuierlich wechselndes Angebot an Seminaren, Schulungen, Ausstellungen, Präsentationen oder sonstigen Veranstaltungen an. Die Seminarteilnehmer und Referenten sind Adressen, und somit liegt eine Abwicklung der Veranstaltungen über cobra nahe.

Je nach Veranstaltungsart bestehen verschiedene organisatorische Aufgaben, wie
Anmeldungsaufnahme der Teilnehmer evtl. mit Erstellung von Wartelisten, Zusage/Absage an die Teilnehmer per Serienmail oder Serienbrief, Erstellen von Teilnehmerlisten, Abwicklung und Überprüfung der Zahlungen durch Lastschrifteinzug über sfirm, Starmoney o Ä, Ausgabe von Teilnahmebestätigungen,….. Außerdem soll durch geeignete Übersichtsdarstellungen, sowohl auf Papier als auch auf einfachen Knopfdruck am Bildschirm, jederzeit ein Überblick über den aktuellen Stand der Veranstaltung möglich sein.

Zuordnung des Geschlechts aus dem Vornamen

Es gibt wohl keine größere Peinlichkeit, wie wenn Frau Müller in einem Brief mit „Sehr geehrter Herr Müller“ angeredet wird, oder wenn in der Briefanschrift „Frau Max Mayer“ steht.
Da in COBRA häufig mit Serienbriefen und Serienmails gearbeitet wird, wo nicht jede Adresse vor dem Versand noch einmal durchgesehen wird, ist es ratsam hin und wieder zu überprüfen, ob die Felder Anrede, Vorname und Briefanrede auch zusammen passen.

Infoblätter für cobra Anwender

nützliche Informationen als Ergänzung zum cobra Handbuch

Adressenerkennung durch Drag & Drop

einfache Marketing Kampagne & Vertriebsrichtlinien

Erweiterung der Datenübergabe an Outlook / Schnittstelle Outlook und cobra

cobra Auswahlliste der Branchen

NACE - Bankenbranchencode - Klassifikation der Wirtschaftszweige

keine Adressen löschen, lieber kennzeichnen

Die richtige Briefanrede von Anfang an richtig steuern.

fehlerhafte PLZ finden

Infoblätter für cobra Administratoren

Telefonie - Funktionsweise testen

Lexican Wissensdatenbank in cobra einbinden

Abgleich von Dokumente und der cobra Dokumentenverwaltung zwischen den Standorten