20.09.2013 - Gäubote - Sichere und legale Archivierung der Mails
- Sonderausgabe "Büro & Kommunikation"
 

Bespitzelung durch wirtschaftliche Konkurrenz kann vermieden werden

Sichere und legale Archivierung der Mails

Die Datenspionage ist derzeit in aller Munde. Doch dagegen, dass die Verfassungsschützer Einblick bekommen, kann man nichts machen. „Es gibt da keine Chance, alles andere wäre in die eigene Tasche gelogen“, sagt Eric Beuchel, Software-Dienstleister aus Mötzingen. Er kennt sich mit Computerproblemen und vor allem mit Lösungen für eine erfolgreiche Datenorganisation bestens aus und bietet die Dienste in seiner Firma auch anderen Firmen, Unternehmern an.

Gegen Bespitzelung durch die wirtschaftliche Konkurrenz gebe es eine gute Chance, wenn die Software immer aktuell gehalten wird, rät Eric Beuchel. „Aber ein veraltetes XP mit Internet Explorer 8 ist so löchrig wie
ein guter Schweizer Käse“, weiß der Experte. Eric Beuchel gründete seine Firma im Jahr 1994. Die Stärken des Unternehmens sind Beratung, Projektmanagement und Softwareanpassung im Vertrieb. Sein Appell
an Geschäftsleute: „Schaffen Sie Kundenorientierung und Effizienz im Büro.“ Er und sein Mitarbeiterstamm unterstützen dies mit einer maßgeschneiderten Software-Lösung fürs Kunden-Beziehungs-Management/CRM sowie für das Dokumentenmanagement/DMS mit Service und Support. Die Prämisse: „Software, die passt“.

Kleine und mittlere Unternehmen bekommen durch die Fa. Eric Beuchel e.K. einen Partner, der durch eigene Mitarbeiter und Netzwerk-Partnern eine „Lösung aus einer Hand“ anbieten kann. Zur Kostenreduzierung und
schnellen Unterstützung wird hauptsächlich über Fernwartung gearbeitet.

Auch für diejenigen, die genervt sind von der regelmäßigen SpamMail-Flut, hat Eric Beuchel Tipps auf Lager: „Geben Sie zum Beispiel bei Bestellungen über die AGBs nicht die Erlaubnis zur Weitergabe Ihrer E-Mails“, rät er. Außerdem empfiehlt er den vom Provider angebotenen Spam Filter. Dort sollte man dann konsequent alle Spam löschen lassen. Denn was wirklich wichtig sei, werde gegebenenfalls erneut geschickt.
Außerdem sei es hilfreich, regelmäßig die E-Mail Adresse zu wechseln.

Wer eine Firma führt, und sei sie auch noch so klein, ist rechtlich verpflichtet, seine E-Mails ähnlich wie Geschäftsbriefe zu archivieren. Da täglich Massen an E-Mails empfangenen und versendet werden, ist eine
Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht archivierungspflichtige E-Mails fast nicht mehr möglich. Daher gehen viele den vermeintlich einfachsten Weg und archivieren alle E-Mails.

Doch dies könne ein Unternehmen in Schwierigkeiten mit anderen Gesetzen bringen. Nämlich dann, wenn diese Archivierungsstrategie in Konflikt mit den Datenschutzrichtlinien stehen. Denn wenn den Arbeitnehmern zum Beispiel die private E-Mail-Nutzung erlaubt ist, unterliegt der Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter sowohl dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als auch dem Telekommunikationsgesetz (TKG). Damit darf der Arbeitgeber die E-Mails der Arbeitnehmer nicht lesen und auswerten.

Die Lösung ist das Verbot der privaten E-Mail-Nutzung. Dies muss schriftlich festgehalten, kontrolliert und konsequent durchgesetzt werden, damit man juristisch auf der sicheren Seite ist. Eric Beuchel:
„Das Verbot der privaten Nutzung betrieblicher E-Mail-Accounts und die Genehmigung vom Abruf der privaten E-Mails über den Internet Browser ist nach Abwägung aller Möglichkeiten der beste Weg, um
Konflikte zwischen Datenschutz und E-Mail- Archivierung zu vermeiden.“

Mit einem DMS System können die Unternehmen die rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile der modernen E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt der DMS Server nämlich
perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab. Dies stellt die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über viele Jahre hinweg sicher. „Anwender können weiterhin über Microsoft
Outlook, Web Access oder mobil über Tablets und Smartphones auf ihre E-Mails zugreifen und diese in atemberaubender Geschwindigkeit durchsuchen“, erklärt der Computerfachmann. Z. B. kombiniere der Mail Store Server eine leistungsstarke Technologie mit niedrigen Kosten und intuitiver Bedienbarkeit. Beim Bedarf von DMS Aufgaben empfiehlt der Fachmann das weiterführende Produkt ELO/„Elektronischer Leitz Ordner“.

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