Cobra DMS – den Überblick bewahren

Sie arbeiten mit dem cobra DMS (Dokumenten Management System)?

Alles ist eingerichtet, und sie haben aus cobra heraus auch jederzeit die Möglichkeit die Dokumente zu öffnen?
Wollen aber trotzdem auch physikalisch wissen wo und unter welchem Name ein abgelegtes Dokument auch ohne cobra wieder zu finden ist?
Und merken dabei, dass die Ablage vollkommen unübersichtlich ist?

Dann sollten sie in den Einstellungen der Dokumentenverwaltung prüfen, ob die Verschlagwortung und die sonstigen Einstellungen auch ihrem Unternehmen angepasst sind.

Wir empfehlen als Ausgangspunkt der Einstellungen diese Verschlagwortung:

Vorschlag bei Firmen Adressen

Es besteht eine Trennung nach Ablagejahren und dem ABC der Firmen um Dokumente auch ohne cobra zu finden.

einstellungen zur cobra dokumentenverwaltung firmen

 

Das Ergebnis sieht im Windows Explorer wie folgt aus:

Im Explorer sieht das dann einigermaßen übersichtlich aus, um sich auch ohne cobra darin zurechtzufinden.

Ansicht der Ablage im Explorer - Firmen

 

Vorschlag bei Personen Adressen

Bei Datenbanken mit vorwiegend Privatadressen wie es z.B. bei Vereinen oftmals vorkommt, kann die Reihenfolge auch vertauscht werden, oder die Firma komplette entfallen.

 Einstellungen zur cobra Dokumentenverwaltung mit Personen

Und hier die vollständige Dokumentation mit weiteren Tipps und Trick: [ Cobra DMS – den Überblick bewahren ]

 

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